ERP - базовые концепции управления

 

Определение

«ERP системой» называем единую, пользующую общую базу данных и коммуникационную среду, систему функциональных инструментов, которая охватывает все аспекты управления компанией и предоставляет сотрудникам всех департаментов получать незамедлительно всю информацию, необходимую для выполнения их обязанностей.

Все данные, относящиеся к одной, зарегистрированной в системе операции должны немедленно, без дополнительной обработки, найти свое отражение во всех связанных с операцией областях деятельности и немедленно стать доступными для всех заинтересованных сторон.

Чтобы преодолеть максимальное число проблем организации, контроля, прогнозирования, планирования и управления бизнесом, деловые люди и прикладные специалисты многих областей развили и продолжают развивать ERP (Enterprise Resource Planning) системы.

Точный перевод термина – «система планирования ресурсов предприятия». В Болгарии утвердился термин «Система управления бизнесом».

ERP-концепция предполагает максимальную информационную обвязку собственных действий с действиями клиентов, поставщиков, подрядчиков, конкурентов, государственных органов и других субъектов, потенциально связанных с предприятием.
Основными акцентами концепции являются:

  • Единая база данных;
  • Функциональная универсальность;
  • Максимальные возможности модификации в случаях изменений бизнеса и окружения;
  • Полная и немедленная используемость всех данных;
  • Полная информационная связанность всех специалистов.

Заключение состоит в том, что даже если для каждой прикладной области работает отдельная система, их множество не может удовлетворить современныe требования эффективного управления бизнесом.

Любая система, реализующая ERP-концепцию, должна охватывать следующие fункциональные области:

  • Процедуры и операции, связанные с фактическими и потенциальными клиентами и поставщиками;
  • Управление структурой и жизненным циклом каждого продукта или услуги;
  • Прогнозирование, планирование и отчет процессов создания фирменных продуктов и услуг;
  • Управление людскими ресурсами;
  • Материальные и нематериальные основные средства;
  • Проекты и инвестиции;
  • Бухгалтерский учет и управление финансами;
  • Бизнес анализ и принятие решений.

Функциональность, связанная с клиентами

Жизненно важная цель любого предприятия – увеличение числа довольных клиентов – определяет многообразие данных о клиентах и «сечений», в которых они рассматриваются.

Необходимая информация:

  • Характеристики, привычки и поведение клиента;
  • Требования клиентов к условиям поставки и стоимость удовлетворения этих требований;
  • Завершенные, текущие и ожидаемые операции;
  • Торговая политика – цены, скидки и многое другое.

Для пакетов, предлагающих подобную функциональность, установилась следующая классификация:

  • CRM (Customer Relationship Management) или «Управление связями с клиентами» – сбор и обработка информации по каждому клиенту, в основном – о его требованиях и поведенческой модели;
  • SCM (Supply Chain Management) или «Управление цепочками поставок» – процедуры оптимизации процесса поставок клиентам с применением общей с партнером бизнес информации;
  • OSL (Order processing, Sales and Logistics) или «Заказы, продажи и логистика» – принятие и подтверждение осуществимости заказов, осуществление продаж в соответствии с индивидуальной коммерческой политикой, обеспечение поставок в быстро меняющихся условиях;
  • E-commerce или «Электронная торговля» – осуществление средствами Интернет или других коммуникационных сетей в реальное время торговых операций.

Как видно, нет жестких разделительных линий – функции каждого класса система пересекаются с функциями других. Выбор того или иного класса определяется спецификой каждой компании.

Функциональность, связанная с поставщиками

Функции, обеспечивающие отношения с нашими поставщиками – зеркальный образ функций, связанных с клиентами. Все сказанное выше, должно быть повторено «в обратном направлении». Следует, однако, подчеркнуть некоторые особенности:

  • Прогнозирование общего дефицита на основе: Обработка данных о запасах каждого поставщика и его поставщиков
    • Многовариантной оценки обязательств разной степени подтверждения;
    • Реальных складских остатков;
    • Запланированных поставок от собственных и внешних источников.
  • Планирование входного оттока – по видам покупных, партиям и срокам;
  • Выбор поставщиков на основе многих, часто – трудно оценимых, критериев как надежность, гибкость и т.п.
  • Формирование и отправление заказов.

Общая цель средств в этой группе – минимизация количества и стоимости запасов по всей цепочке смежных предприятий.

Жизненный цикл

Функциональность рассматриваемого направления – желанная, но трудно достижимая. По существу, функциональность требует интеграции всей доступной CRM-информации о требованиях и ожиданиях рынка, о наших реальных и плановых возможностях производства, о состоянии и планах развития наших поставщиков и конкурентов.

Вероятно поэтому утвердилась только одна аббревиатура: PLM(ProductLifecicleManagement) или «Управление жизненным циклом» продуктов.

Продукты этого класса объединяет CRM-технологии, дизайн, моделирование, техническое исполнение, анализ качества, организация поставок, производства и оперативного обслуживания, анализ реакции рынка, совместное использование и взаимозаменяемость продуктов и т.д.

Производство

ERP-системы исторически возникли из систем управления производством. Функции управления производством как неотъемлемая часть ERP охватывают все, связанное с описанием структур продуктов на разных этапах производства, общее планирование взаимосвязанных заказов, оценки доступности и степени загрузки ресурсов производства, анализ количественных и качественных результатов производства.

На рынке предлагаются следующие пакеты функций:

  • BM (Bill of Materials) или «Перечень материалов» – формальное описание структуры продукта. В процессе развития, кроме материалов, структуры включают и необходимые технологические и людские ресурсы, нормы времени, варианты технологий и маршрутов производства;
  • MPS (Master Production Schedule) или «Общее производственное планирование» – размещение во времени и технологическом пространстве множества заказов на производство в целях достижения определенных результатов к определенному моменту времени;
  • MRP (Material Requirements Planning) или «Планирование материальных поставок» – оптимизация запасов сырья и материалов производства;
  • CRP (Capacity Requirements Planning) или «Планирование производственного потенциала.

Объединение и развитие перечисленных выше функциональных пакетов последовательно приводит к:

  • MRP II (Manufacturing Resource Planning) или “Планирование производственных ресурсов;
  • CSRP (Customer Synchronized Resource Planning) или «Синхронизированное с клиентом планирование ресурсов».

Управление человеческими ресурсами

Эта группа функций включает в себя данные и процедуры:

  • О людях, как ресурс производства – квалификационные категории, взаимозаменяемость, загрузка, индивидуальная стоимость отдельных сотрудников в процессе производства;
  • Психологические аспекты персонала – поведенческие профили и совместимость в рамках команды;
  • Оплата труда – измерение и оценка индивидуального трудового вклада, формирование и выплата заработной платы;
  • Управление квалификацией – идентификация квалификационных требований на основе планов развития, формирования и управление программами профессиональной подготовки и переподготовки, реализация политики компании применения труда;
  • Социальные аспекты персонала – определенные законом и фирменные программы обеспечения и социальные программы для сотрудников компании и членов их семей.

Основные средства

Разделение функций этой группы является необходимым, поскольку в Болгарии их традиционно недооценивают, доводя все к бухгалтерской проводке амортизаций активов.

С точки зрения ERP особую важность имеют:

  • Применение каждого актива в различных технологических целях;
  • Разделение понятия «расчетная амортизация» от «цена применения» в производстве или в процессе оказания услуг;
  • Отчет степени использования эксплуатационного и межремонтного ресурса каждого актива и связанных с этим обновления, переоценки, трансформации и т.д.;
  • Анализ экономической эффективности применения активов на основе текущей рыночной цены аналогов актива и/или цены исполнения соответствующих технологических операций внешними исполнителями;
  • Динамическая рыночная переоценка активов;
  • Применение таких методов бухгалтерской амортизации, которые стимулируют как эффективное использование активов, так и реинвестиций, обеспечивающих модернизацию производства.

Себестоимость

ERP-функций из этой группы (CA – Cost Accounting) предполагают возможности:

Определение полной стоимости поставки приобретаемых товаров и услуг;
Определение точных значений элементов прямых расходов на все активы, использованные на каждом этапе производства;

Определение точных значений прямых и косвенных расходов на производство и их многокритериального распределения между партиями различных продуктов;

Контроль компонентов полной себестоимости товаров и услуг в условиях применения разных ресурсов в разных технологических вариантах производства;

Поддержка характеристик центров прибыли или затрат, распределение и взвешенная оценка косвенных доходов и расходов по отдельным центрам прибыли и затрат; формирование балансов прибыли и затрат для каждого центра.

Проекты и инвестиции

Управление проектами (Project Management), как правило, связано с:
– Определение общих для всех бюджетов плановых периодов и бюджетных статей в целях последующего сравнительного анализа множества бюджетов различных проектов;
Формирование отдельных бюджетов на основе разных связей между доходами и расходами и разных структур, разных чисел уровней бюджета;

Методы и процедуры отчета с различной степенью автоматизации выполнения отдельных бюджетов;

Планирование и отчетность проектов: общие и конкретные условия, программы, календарные и сетевые графики, товарные и операционные потоки;

Методы и средства многокритериального анализа степени риска, возвращаемость инвестиций, создание и управление порт-фолио, биржевые анализы и прогнозы.

Бухгалтерия и управление финансами

Принято считать, что функции бухгалтерского учета и управления финансами (FM – Financial Management) хорошо известны и развиты в предлагаемых у нас продуктах. Поэтому остановимся только на непопулярные возможности, необходимые с точки зрения ERP-концепции и особенно важные для предприятий с многонациональным капиталом и/или структурой:

  • Использование множества различных планов счетов структуры, каждый из которых соответствует каким-либо национальным или функциональным требованиям;
  • Одновременная проводка в разных планов счетов записей, отражающих одно событие;
  • Параметризированный перенос выборок проводок с одного плана счетов в другой в целях консолидированных отчетов;
  • Немедленная, при подтверждении хозяйственной операции, проводка бухгалтерских записей, обеспечивающая немедленная многоаспектная интерпретация всех данных, порожденных одной хозяйственной операцией;
  • Составление бухгалтерских процедур, направленных не только на быстрое закрытие периода, но и на оптимизацию типа «Что, если?»
  • Пересчет основных бухгалтерских и финансовых отчетов в указанную валюту по выбранному курсу заданной даты;
  • Поддержка прогнозных операций и трансформация прогнозных в реальные операции, с или без изменений дат и валюты;
  • Расчет процентов по встречным кредитным операциям;
  • Предоставление пользователям генераторов балансовых, пост-балансовых и финансовых отчетов.

Бизнес анализ

Функциональные возможности этой группы, обычно называемая BI (Business Intelligence), практически оправдывает все вышеперечисленные варианты.

В ERP-системах, как правило, функции бизнес анализа делятся между всеми «прикладными» направлениями. Поэтому, как правило, говорим о коммерческих, маркетинговых, производственных, финансовых и т.д. анализах.

Множество аналитических докладов и прогноз можно разделить на следующие основные виды:

  • Фактологические – данные о конкретном информационном объекте или событии;
  • Хронологические – данные об операциях, связанных с классифицированными потоками ресурсов – товарные, денежные и т.д.;
    Оборотные – обобщенные данные о классифицированных ресурсах;
  • Корреспондентские – данные о ресурсных потоках, классифицированных по факторам потока;
  • Сравнительные – по объектам и периодам времени – сопоставление данных по выбранным критериям классификации;
  • Статистические – обобщенные данные о потоках, чаще всего направленных на определение удельных характеристик (упорядочение множества);
  • Балансовые и пост балансовые;
  • Каскадные – данные о последовательности (каскаде) событий, наступивших в результате какого-либо конкретного события (решения).

Крайне важно, что бы руководители высшего эшелона пользовались без посредников, по крайней мере, этими функциями.

Преимущества ERP-систем

Многолетняя практика использования ERP-систем доказала следующие их преимущества:

  • Комплексная переоценка корпоративной организации, политики и практики в процессе внедрения этого класса продуктов;
  • Осознанность взаимосвязи действий всех служащих;
  • Повышение качества управленческих решений, в результате более полной информированности;
  • Быстрая и адекватная реакция на изменения рынка, технологических и финансовых условий;
  • Существенное сокращение опозданий, затоваривания, дефицитов, отклонений от стандартов и т.п.;
  • Улучшение инкассации дебиторской задолженности и рентабельности инвестиций;
  • Снижение стоимости продукции и услуг;
  • Более эффективное использование ресурсов, активов и персонала;
  • Полный контроль над всеми процессами на предприятии.

Каждое из этих преимуществ – фактор повышения конкурентоспособности и прибыльности предприятий.

Расходы на внедрение ERP системы

Оценивая инвестиций, необходимых для внедрения ERP-системы, пользователи, как правило, учитывают только цену выбранного программного продукта и компьютерной и коммуникационной техники. На самом деле должны быть рассмотрены и многие другие, не очевидные расходы (помните, что время деньги):

  • На подготовку новых методов управления и на практическое применение нового инструментария;
  • На проектирование приложения;
  • На отбор и преобразование существующих данных;
  • На осуществление экспериментального применения. Это применение не должно охватывать определенную подобласть деятельности (например, бухгалтерский учет, маркетинг, управление запасами). Эксперимент должен охватывать ограниченное число технологических цепочек, проходящей через все прикладные области;
  • На анализ результатов опытной эксплуатации и на коррекцию базовой модели;
  • На документирование новых рабочих процедур;
  • На архивирование данных из старых систем;
  • На консультации по ходу проектирования;
  • На абонементную поддержку программного обеспечения.

ERP-менеджер

Использование ERP-концепции привели к пониманию роли нового лица в управлении компанией. Некоторые называют его «ERP-менеджером», другие – «Администратором применения». Наименование должности не имеет значения. Важно то, каковы эти люди и как они могут принести максимальную выгоду компании.

ERP – менеджеры:

  • Могут думать о всей компании и о всех различных процессах, как о гармоничном целом;
  • Замечают мельчащие “трещины” и при помощи незначительных, на первый взгляд, изменений могут достичь больших результатов;
  • Любят «совать нос» везде и задавать странные вопросы;
  • Не признают авторитеты, но и не считают себя великими;
  • Иногда выгладят неорганизованными, но, непонятно почему, все их уважают.

Такие люди необходимы, но ни один университет не готовит их. Компания, которая нуждается в них, должна создать их самостоятельно.

Необходима ли Вашей компании ERP система?

Не кажется ли Ваша прибыль неоправданно малой?
Не привлекает ли конкуренция Ваши старые и новые клиенты?
Не кажется ли, что коммерческая политика лишена гибкости?
Не опаздывают ли поставки и не ворчат ли клиенты?

Разве не чрезмерно высока себестоимость продуктов?
Не происходит ли затоваривание одними материалами с одновременным дефицитом других?

У Вас нет ощущения, что часть персонала только симулирует занятость?

Не кажется ли Вам, что Ваша бухгалтерия обслуживает практически только государство?
Иногда не кажется ли Вам, что управление компанией ускользает из Ваших рук?

Если Вы ответили “да” на 3 или более из этих вопросов, немедленно приступайте к изучению рынка систем управления бизнесом.

Предсказуемые сюрпризы, связанные с ERP системами

В процессе внедрения и эксплуатации ERP-системы большинство менеджеров устанавливает, что:

  • Значительная часть их экспертов «говорит на разных языках»;
  • Руководители низкого и среднего уровня, из-за личных интересов, негласно, но яростно сопротивляются внедрению новых методов и средств управления;
  • Независимо от «внедренных» до настоящего момента информационных систем: являющаяся до сих пор «единственно возможной» и, поэтому, «оптимальная» организация создания продукта или услуги, в сущности, кажется довольно хаотичной и убыточной;
    • значительная часть ключевой информации хранится в «умах людей»;
    • слишком многие решения принимаются интуитивно;
    • значительная часть «красивых» отчетов и прогнозов не основывается на реальных данных;
    • слишком много взаимосвязанных внутренних стандартов противоречат друг другу;
    • реальные излишки одних ресурсов и дефицит других ресурсов достигли угрожающих размеров;
  • Люди, до сих пор пребывающих в тени «авторитетов», демонстрируют выдающиеся профессиональные качества;
  • Отброшенные в начале рекомендации консультантов, позже воспринимаются под давлением обстоятельств, но после огромной тратой времени, нервов и денег;
  • «Сэкономленные» в начале расходы на консультантские услуги становятся значительными потерями на более позднем этапе;
  • В процессе использования ERP-системы появляются новые идеи и осознаются все больше ее возможности;
  • Все более важной становится роль специалистов в области управления, как специфическая профессиональная область.

Источник: Cio.bg, 10.12.2002

Автор: Неделко Тодоров, доктор наук